Betrouwbare studenteninformatie door functionele wervingsapplicatie en beheersbaar wervingsproces

De uitdaging:

functioneel wervingssysteem en -proces

Voor Nyenrode University moest BusinessBase een technisch ontwerp opleveren voor een functioneel wervingssysteem, en het wervingsproces beheersbaar maken. Er is geen standaardapplicatie die volledig voorziet in werving voor het onderwijs. Het is altijd een samenspel van elementen: een website die het eerste contact is met de studiekiezer, marketing automation die daaraan gekoppeld is, en CRM om inzicht te krijgen in de studiekiezers en hoeveel er doorstromen tot student. In de customer journey (de studentreis) werd de student in verschillende systemen gevolgd, afhankelijk van het stadium van de reis: eerst in het CRM en pas na aanmelding en inschrijving kwam hij/zij in het studentinformatieysteem OSIRIS terecht. Toch werd hij dan nog in beide systemen bijgehouden. Verschillende programma’s, faculteiten hadden eigen en verschillende, vaak niet duidelijke, werkprocessen.

De aanpak:

duidelijke scheiding tussen functioneel en technisch ontwerp

Via de methode Scrum konden we de oplossing optimaal laten aansluiten bij de behoefte van Nyenrode University. Efficiënt en met het beste resultaat. Hierbij werd ook van Nyenrode input verwacht: 

  1. In het project moet ruimte zijn voor voortschrijdend inzicht.
  2. De klantorganisatie moet maximaal betrokken zijn in het proces.
  3. De klantorganisatie moet maximaal kunnen sturen op het gewenste resultaat.

Per te nemen stap (bij Scrum sprints genoemd) presenteerde BusinessBase wat er was geleverd en wat de volgende stappen zouden moeten zijn. Zo had Nyenrode University maximale controle over het resultaat, doordat ze iedere sprint kennis kon nemen van de voortgang en de volgende stappen kon bepalen. Om de gebruikerswensen te vertalen in technisch ontwerp was een product owner met mandaat een must!

De oplossing:

koppeling systemen, generiek proces

Potentiële studenten (en alumni) werden bijgehouden in CRM, studenten in OSIRIS. Het lag voor de hand om beide systemen aan elkaar te koppelen: het gaat immers om dezelfde persoon, alleen in een ander stadium van de klantreis. 

BusinessBase heeft twee koppelingen gerealiseerd:

  1. Aansluiting op de volledig vernieuwde website, met een verbetering van het proces in CRM.
  2. Aansluiting op OSIRIS, in samenwerking met CaCi.

Ook heeft BusinessBase een generiek proces geformuleerd.

Het resultaat:

verbeterd wervingsproces

Effect van deze koppeling:

  1. Als iemand zich aanmeldt in OSIRIS, wordt de status in CRM aangepast en wordt de persoon gefreezed, wat betekent dat hij niet meer wordt benaderd door werving. Vanaf dat moment is de opleiding in charge (persoon kan nog wel nieuwsbrieven krijgen vanuit CRM, tot het moment dat hij/zij zich daarvoor afmeldt).
  2. Relevante wijzigingen worden doorgegeven aan CRM, waar ze een-op-een worden doorgevoerd (OSIRIS is leidend), tótdat de persoon de opleiding beëindigt, waarna hij/zij weer wordt ge-unfreezed in CRM: komt weer beschikbaar als potentiële student voor andere opleidingen en/of komt in de bak ‘alumni’ met een eigen beheerder (die werkt vanuit CRM).

Het generieke proces wordt gebruikt door alle programma’s/faculteiten.

Nyenrode is zelf ‘in control’ via een dedicated beheerder. BusinessBase wordt betrokken voor tweedelijns-support of projecten, zoals rond de AVG. 

Oplossingen

  • crm

    Microsoft Dynamics CRM voor Marketing

  • crm

    Microsoft Dynamics CRM voor Sales

  • templates

    BusinessBase Toolbox

Roger Comley
"Ik vertel je graag meer over onze oplossing voor Nyenrode"
Neem contact op met Roger.

Meer cases

Hoe krijg je customer engagement gerealiseerd?
Haal jij alles uit Microsoft Dynamics CRM?

Wil jij CRM strategisch in zetten om je klanten meer op maat te bedienen, je bedrijf efficiënter te laten werken en tegelijkertijd te ontdekken bij welke klanten de precieze knelpunten en kansen liggen?

Vanuit een betere klantervaring naar een hogere klant tevredenheid en groeiend rendement.

Download het e-book: CRM als hart van je strategie.

Na de link met de download krijg je nog twee e-mails van ons: een met een andere eBooksuggestie en een om je e-mailvoorkeuren te vragen.