Corona heeft voor marketeers nieuwe uitdagingen gecreëerd. Hoe kun je in een volledig digitale wereld toch connected blijven? Veel bedrijven hebben de mogelijkheid om webinars en online events te organiseren dan ook met beide handen aangegrepen. Als Dynamics 365 Marketing gebruiker is het ook nog eens super makkelijk gemaakt om je event planning en event marketing in één systeem te managen. Toch gaan we het komende jaar ook weer veel fysieke events organiseren. Daarom een blog voor alle marketeers die events gaan organiseren, om in te spelen op de vier belangrijkste trends van 2023 in Event Marketing.

De ervaring moét het waard zijn

Door Corona hebben we gezien dat veel events online georganiseerd kunnen worden, dat je dezelfde informatie kunt halen uit het achteraf kijken van een online webinar. Daarnaast zijn we de hele dag druk: thuis met het huishouden, je privé agenda en op je werk met het vervullen van soms twee functies door de krappe arbeidsmarkt. Kortom; we zijn Druk met een hoofdletter D.

Belangrijk wordt dus om te kijken hoe je met jouw event toch een onderscheid kunt maken voor de bezoeker. Het tonen van een PowerPoint puur over de specificaties van een nieuw product, is niet langer de bedoeling. Zorg dat mensen vooraf ook goed weten wat ze op jouw event kunnen verwachten. Niet vervelenders dan mensen die achteraf teleurgesteld naar huis gaan, zeker gezien ze in die tijd ook Druk met andere dingen hadden kunnen zijn. Als event marketeer kun je hier in je voortraject ook je voordeel meedoen!

Maak jouw event ook écht persoonlijk. Kijk naar je doelgroep, welke type personen komen er naar jouw event en wat zijn hun specifieke interesses? Zorg dat je subsessies hebt en maar weinig plenaire sessies, zodat de bezoeker een persoonlijk event kan samenstellen! Dan het is de ervaring ook écht waard.

Een event zonder technologie bestaat niet meer

Het scannen van QR codes bij binnenkomst, het gebruik van Virtual Reaility (VR) en Augmented Reality (AR) tijdens het event en chatbots voor veelgestelde vragen voor en tijdens het event zijn veel voorkomende technologiën die we het komende jaar alleen maar meer gaan zien. Vooral het gebruik van VR en AR zijn natuurlijk ook weer elementen die waarde toevoegen aan het event, dit is niet iets wat een deelnemer thuis kan doen en ervaren!

Maar ook de chatbot en de QR-code, het zorgt voor een stuk gemak voor de bezoeker, waardoor hij meer kan genieten. Hij hoeft niet na te denken over papieren tickets of lang te hoeven wachten bij een klantenservice, hij kan zich alleen maar bezig houden met ervaren!

In Dynamics 365 Marketing zit standaard de QR functionaliteit om iemand ‘in te checken’ op het event. En met deze data kun jij als event marketeer natuurlijk weer een hele hoop meedoen, zowel tijdens als na het event.

Gebruik je ook al Dynamics Virtual Agents, zet dat een chatbot in voor je event met veelgestelde vragen. Zo kun je de data ook nog eens vastleggen in Dynamics!

Het milieu en de wereld om ons heen

MVO, CO2 footprint, recyclen en goodiebags met loze flyers zijn termen waar je als event marketeer steeds meer rekening mee moet houden. Het geven van een webinar is natuurlijk een vrij ‘schone’ manier van het organiseren van events, maar ook met het organiseren van live events wordt het steeds belangrijker om dit ook op een eerlijke en schone manier te doen.

Andere leuke tips voor een schoon event:

1. Gebruik ‘recycle’ prullenbakken, zodat mensen hun afval op de juiste manier kunnen weggooien
2. Geen flyers, maar werk bijvoorbeeld met QR codes voor het opvragen van digitale informatie
3. Zorg voor een lokale, bio cateraar, ook veel lekkerder = experience 😊
4. Gebruik bamboe toiletpapier, denk aan The Good Roll company

Dus dump die goodiebag met loze flyers en onzinnige goodies. Stop dat geld in het waardevoller maken van het Event zelf, die goodiebag voegt niets toe aan de experience.

Social Media

Social Media is hét medium als het gaat om Event Marketing. Een event is natuurlijk ook een sociale aangelegenheid, waardoor dit medium zich er ook makkelijk voor laat gebruiken. Deel leuke video’s van bijvoorbeeld de opbouw van de locatie en sprekers op voorhand. Maar ook tijdens het event actief blijven op Social Media is belangrijk. Doe dit zelf door veel content te posten, maar nodig bezoekers ook uit om te delen op Social Media door een # (hashtag) te gebruiken en die overal te communiceren. Zorg dat er een collega actief de Socials in de gaten houdt, om leuke content van bezoekers te delen en te reageren op vragen, verzoeken of negatieve berichten!

Maak je het helemaal compleet met een Social Wall, waar alle berichten van bezoekers op komen te staan!

Recap

Het komende jaar gaan we weer veel live events organiseren en daar kunnen we na twee digitale jaren behoorlijk wat van leren. Bottom line: maak er iets waardevols van, van het event zelf en alle communicatie en ervaringen er omheen!