Office Manager

Word het kloppend hart van ons kantoor en laat onze collega’s en klanten stralen!

BusinessBase zoekt een enthousiaste Office Manager die organisatietalent combineert met een warm, mensgericht karakter. Iemand die al ziet wat er gedaan kan worden, voordat er zelfs iets gevraagd wordt. Ben jij degene die een uitstekende beleving wilt creëren op kantoor, nieuwe collega’s een vliegende start bezorgt en ons managementteam ondersteunt bij personeelsactiviteiten? En ben jij die zonnestraal op wie we altijd kunnen bouwen? Dan willen we jou graag leren kennen!

BusinessBase: Ambitieus, authentiek en toonaangevend!

Als een trotse, onafhankelijke organisatie staan wij voor transparantie en daadkracht, zonder overbodige franje. Waar vele andere partijen kiezen om te groeien in de breedte, zetten wij nadrukkelijk in op onze specialisatie: de expertise partner zijn op Customer Experience vraagstukken en de technologie daaromheen.

Onze energie halen we uit klanten die, samen met ons, hun ambities activeren. Ons ultieme doel? De meest aanbevolen partner in de Nederlandse markt worden! Dit staat voor ons gelijk aan de erkenning als dé expert op het Microsoft platform.

Jouw rol: spin-in-het-web en people champion

Als Office Manager ben jij de drijvende kracht achter een soepel draaiend kantoor én een uitstekende beleving voor iedereen die zich in ons kantoor begeeft! Je werkt samen met ons management. Ook sta je in nauw contact met alle collega’s om een inspirerende, veilige en gastvrije werkomgeving te creëren.

Jouw verantwoordelijkheden:

✅ Administratie & ondersteuning – Je houdt kantoor­budgetten, contracten en algemene administratie nauwkeurig bij en biedt waar nodig support aan collega’s en management.

✅ Kantoorbeheer & faciliteiten – Je regelt alles: van kantoorbenodigdheden, werkplekinrichting en leveranciers­contracten tot schoonmaak, veiligheid (ARBO) en catering.

✅ Klantervaring – Je optimaliseert het bezoek van onze klanten, zodat zij een efficiënte en prettige ervaring hebben.

✅ Onboarding & offboarding – Je verwelkomt nieuwe collega’s, zorgt voor een vlekkeloze eerste dag en een hartelijk georganiseerd offboarding-proces.

✅ Personeels­activiteiten – Je ondersteunt bij (of organiseert zelf) borrels, teamuitjes, kennisevents en vitaliteits­activiteiten.

Jij zorgt ervoor dat iedereen prettig, productief én met een glimlach werkt.

Pas jij bij onze cultuur?*

Jij herkent je in onze kernwaarden:

• Solide – Je bent georganiseerd, houdt overzicht en zorgt dat zaken áltijd geregeld zijn.
• Ambitieus – Je ziet kansen om onze processen te verbeteren en pakt die proactief met energie op.
• Samen – Je verbindt collega’s, bouwt relaties en creëert een positieve team­spirit.
• Nieuwsgierig – Je kijkt naar nieuwe ontwikkelingen in office-, en facilitymanagement en vertaalt ze naar slimme verbeteringen. Je ziet hoe AI jou kan ondersteunen om je werk makkelijker te maken!

Jij wordt hier blij van én draagt hierin bij aan de organisatie:

• Geïnspireerd worden met meerdere kennisevents per jaar
• Iedere vrijdag lekkere gezamenlijke lunch
• Elke vrijdag weekupdate & borrel
• Kennissessies van collega’s
• Samenwerken met onze Portugese collega’s
• Na werktijd sporten met collega’s (padel, hardlopen)
• Op wintersport met collega’s
• Ieder jaar bruisende uitjes met collega’s (in 2025 weekend Maastricht!)
• Andere gezellige events waar we graag meer over vertellen tijdens een kennismaking.

🎯 Wat maakt jou de ideale kandidaat?*

• Je krijgt energie van mensen helpen en processen organiseren.
• Je bent ondernemend en een echt organisatietalent.
• Je bent servicegericht en besteed aandacht aan details
• Je bent een aanpakker die zelfstandig prioriteiten stelt en beslissingen neemt.
• Je communiceert helder in Nederlands en Engels, schriftelijk en mondeling.
• Je bent digitaal vaardig (zoals met MS 365 waaronder Outlook, Word etc. en met Teams)

📌 Jouw achtergrond*

• 2-5 jaar ervaring als Office Manager, Facility Coördinator of vergelijkbare ervaringen opgedaan, zoals werkervaring in een hotel of andere servicegerichte bedrijfsomgevingen.
• Ervaring met het organiseren van (personeels-) events.
• MBO+ werk- en denkniveau, met interesse in office, facility, hotellerie.

Wat wij jou bieden

💼 Een People Champion rol binnen een hecht, groeiend bedrijf.
🚀 Directe impact op het welzijn en de productiviteit onze 50 collega’s.
📈 Ruimte en budget voor jouw professionele ontwikkeling.
💰 Een contract (minimaal 32 uur, in overleg) met mooie arbeidsvoorwaarden, met 25 vakantiedagen, 8 % vakantiegeld, pensioen, reiskosten­vergoeding en een flexibele feestdag.
🎉 Een informele, ambitieuze werksfeer waar werk-privé­balans belangrijk is.

Het sollicitatieproces

1. Het eerste contact: je hebt interesse in deze vacature. Super! Dan hebben we eerst even kort contact. Stel ook direct je vragen die je naar aanleiding van deze vacature hebt.
2. Kennismaking: we nodigen je graag uit bij ons op kantoor in Utrecht. Wij vinden iedere kandidaat belangrijk, dus spreek je direct met onze Manager People & Culture en iemand anders uit ons Management Team. Tijdens dit gesprek vertellen we je meer over BusinessBase en zijn we nieuwsgierig naar jou als mens. Het gaat ons tijdens dit gesprek om de cultuurmatch!
3. Vervolggesprek: een goed gevoel? Dan volgt er een tweede gesprek. Tijdens dit gesprek kun je meer de diepte in gaan op jouw expertisegebied met twee collega’s.
4. Talent Management Analyse: wij hechten veel waarde aan ieders unieke talenten! Daarom is een talent management analyse (TMA) onderdeel van jouw sollicitatieprocedure én het startpunt van jouw verdere ambities en doelen bij BusinessBase.
5. Aanbieding: zien we een match? Dan krijg je een aanbieding van ons op basis van wat het beste past.
6. Contract tekenen: ga je akkoord? Dan teken je het contract en kunnen we proosten! Onze manager People & Culture neemt je daarna rustig mee in de verdere pre- en onboarding. Alles voor een zachte landing!

Interesse? Laten we kennismaken!

Ben jij klaar om bij BusinessBase te zorgen voor een optimale beleving? En het onwijs naar je zin te hebben? Vul het onderstaande formulier in of neem contact op met Anouk van Brecht (0610358283, anouk.vanbrecht@businessbase.com) en ontdek of we een goede match zijn.

* Herken jij je niet 100% in de omschrijving? Maar ben je wel nieuwsgierig naar deze vacature? Neem dan ook gerust contact op. Een goede match, bestaat niet enkel uit de wensen op papier.