Al bijna 90 jaar fokt en traint KNGF Geleidehonden hulphonden om mensen met een beperking te helpen obstakels te overwinnen en grenzen te verleggen. Om de hond van het prille begin tot pensioen te kunnen volgen, houdt KNGF alle relevante data bij in een hondvolgsysteem. Het oude systeem (Tommy) was toe aan vervanging. KNGF vroeg BusinessBase te helpen bij de inrichting van Buddy, het nieuwe systeem met Dynamics CRM. Diana Kok, procesbeheerder bij KNGF: ‘We hebben samen iets unieks neergezet.’
‘We volgens onze honden al voordat ze geboren zijn: vanaf de selectie van de ouders,’ vertelt Diana. ‘We houden gegevens bij over onder andere de fok, de gezondheid en het gedrag. Momenteel volgen we zo’n 900 honden. Daarnaast hebben we onder meer te maken met pleeggezinnen, onze cliënten en het adoptiegezin waar de hond na zijn pensioen heengaat. Verder werken we samen met geleidehondenscholen over de hele wereld en wisselen met hen gegevens uit over de honden.’
Grenzen bereikt
Al die gegevens hield KNGF bij in hondvolgsysteem Tommy. Diana: ‘Een op maat gemaakt systeem dat we zijn we gaan gebruiken toen ik hier twintig jaar geleden in dienst kwam. Het is wel al die tijd doorontwikkeld, maar is nu aan de grenzen van zijn kunnen gekomen; zeker als je kijkt naar wat er allemaal mogelijk is met Dynamics. Bovendien is Tommy moeilijk te onderhouden door de nog geringe aanwezige technische kennis van het systeem, dat de continuïteit in gevaar brengt.’
Directe klik
De keuze om Buddy in te richten met BusinessBase was snel duidelijk. ‘Hun inlevingsvermogen was verbluffend; met weinig uitleg presenteerden zij wat wij aan inzicht nodig hebben. Daarnaast merkten we veel flexibiliteit,’ licht Diana toe. ‘Het was snel duidelijk dat ze goed luisteren, dit vertalen en kunnen meebewegen met ons en onze wensen. Bovendien kwamen ze met een aansprekende demo en waren prettig, informeel in de omgang. Er was gelijk een klik en die is er gebleven. Er zijn in het begin wel wat personele wisselingen geweest, maar nu hebben we een topteam staan.’
Tommy uit, Buddy aan
De belangrijkste wens van KNGF was een toekomstgerichte, standaard oplossing voor de vervanging van Tommy. Waarbij moest gelden: Tommy uit, Buddy aan. ‘Alles waar we Tommy voor gebruiken, moet Buddy ook bieden. Maar dan in een nieuw jasje, met soms nieuwe functionaliteiten en andere processen, gebruikmakend van de mogelijkheden van Dynamics.’
‘Feitelijk moest ons hele operationele bestaan overgezet worden naar Buddy. Zowel de fok- en de trainingsteams, de begeleiders van pleeggezinnen & cliënten en de kennelmedewerkers, als de aanpalende en ondersteunende afdelingen gebruiken dit systeem om gegevens vast te leggen of in te zien. Daarnaast maakten sommige mensen gebruik van losse applicaties of hielden Excel-lijstjes bij. Via een intensief traject waarin vertegenwoordiging van alle afdelingen betrokken zijn geweest, hebben we dit nu allemaal vervangen binnen de oplossing van Dynamics, die we Buddy hebben gedoopt. Uiteraard zijn er altijd een paar punten waar je op moet inleveren, maar over het grote geheel genomen is het een enorme stap vooruit.’
Toekomstgericht
Aan het begin van het traject heeft KNGF samen met BusinessBase workshops georganiseerd met de verschillende gebruikersgroepen om de user stories op te halen: hoe gebruiken jullie Tommy en wat moet Buddy kunnen? Wat mag er niet ontbreken? Bij een dergelijke overgang met een enorme impact moet je ook bepalen wat direct nodig is en wat in fase twee kan, na de livegang half oktober.
‘We hebben vanuit onze IT-visie gekozen voor de Dynamics-oplossing, licht Diana toe. ‘Financiën werkt al twee jaar met Business Central. We maken nu al gebruik van power apps om bijvoorbeeld overuren te schrijven maar ook van Power BI om rapportages te genereren en de mogelijkheden van Dynamics CRM zijn nog lang niet uitgeput. Na de livegang gaan we Buddy door ontwikkelen. Het zou mooi zijn als alles straks met een Microsoft-oplossing werkt waarbij we gebruikmaken van eenzelfde dataplatform en alles optimaal op elkaar aansluit.’
Kleine en grote verbeteringen
Buddy betekent voor KNGF een verbetering van de interne processen. ‘Het zijn kleine handigheidjes die ons werk makkelijker maken, zoals mailen vanuit Buddy, in plaats van de tekst uit een mail knippen en in het systeem plakken. Maar ook is er een fokmodule gebouwd, die de nestkaart in Excel vervangt en handige doorrekenopties mogelijk maakt. Ook hebben we in Buddy een 360-graden-beeld van de hond gerealiseerd en hebben we aanvraagprocessen voor cliënten en gezinnen geoptimaliseerd.’
Maar er kan nog veel meer. ‘In de volgende fases kijken we naar verdere verbeteringen. Zo willen we bijvoorbeeld nieuwsbrieven direct vanuit Buddy versturen en de digitale handtekening toepassen. Daarnaast onderzoeken we de vervanging van de huidige magneetborden in de kennel met informatie over de honden en gaan we workflow-ondersteuning verder doorvoeren in alle processen. Alles met het doel een efficiënte en datagedreven organisatie neer te zetten.’
Bewust van blinde vlekken
Om te zorgen voor een zachte landing van het nieuwe systeem, is de organisatie tijdens de inrichting van het systeem steeds goed meegenomen. ‘Vorig jaar juni hebben we een bedrijfsbrede kick-off gehouden. Daarna hebben we eens in de drie maanden samen met BusinessBase een demo gegeven. Er is een prijsvraag geweest voor de nieuwe systeemnaam. Verder kregen de medewerkers maandelijks een uitgebreide update via het intranet. Afgelopen juni hebben we bij de demo gevraagd: wat wil je weten en wat wil je zien? Voor mij is de werking van het systeem heel logisch, maar is dat echt zo? Zijn er geen blinde vlekken?’
Volgende week beginnen Diana en projectleider Hans met de training van de medewerkers. ‘We gaan ervan uit dat een training van 3 uur afdoende is. Daarnaast heeft elke afdeling zijn eigen key user die collega’s kan helpen en Hans en ik zullen de eerste twee weken zelf 5 dagen per week aanwezig om vragen te beantwoorden.’
Blij met mogelijkheden
Alle medewerkers van KNGF zijn erg enthousiast over de mogelijkheden. ‘Ze worden heel blij van de filter- en selectie-opties. Er staan nu 3000 honden in het systeem, je kunt in Buddy met één druk op de knop zien welke honden nu op school zitten en welke honden bij cliënten of in een pleeggezin zijn. Ook de aanmaak van een eigen weergave wordt als prettig ervaren. De medewerkers van de kennel zijn heel blij dat zij nu ook door het systeem worden ondersteund en zo de honden beter kunnen volgen.’
Eerlijk advies
Diana zelf is ook enthousiast over de samenwerking met BusinessBase. ‘Ik vind alle teamleden prettig in de omgang. Ze bewegen mee waar nodig en zijn makkelijk in de communicatie. Ik heb zelf geen IT- achtergrond, dus als ik het IT-jargon niet kan volgen, geven ze duidelijk uitleg. Ze zeggen het ook als ze een bepaalde door ons gewenste functionaliteit niet handig vinden: “Dat moet je niet willen.” Of: “Dat zou ik doorschuiven naar fase twee.” Daar vind ik ze heel zuiver in. En ze staan altijd voor ons klaar: ze staan twee vaste dagen voor ons ingepland, maar als ik daarbuiten even een berichtje stuur, krijg ik meestal direct antwoord.’
Diana heeft veel bewondering voor hoe de lead consultant van BusinessBase de KNGF-processen begrijpt en hoe hij ze kan door vertalen in Dynamics. ‘Onze processen zijn voor een buitenstaander best complex. Hij luister heel goed. Bovendien is het fijn dat iemand met een frisse blik naar onze processen kijkt. Het is ook wel gebeurd dat ik zei: “Zo doen we dat altijd” en dat hij zei: “Maar je kunt het ook zo doen”. In zo’n geval wist hij ons op een ander, beter spoor te brengen.
Flexibel en meedenkend
Diana kan op basis van haar ervaringen BusinessBase zeker aanbevelen. ‘Niet in de laatste plaats vanwege een lead consultant die alles goed kan vertalen en meedenkt. Maar ook zeker door de achterwacht die in kan springen als hij er niet uitkomt. De grootste kracht van BusinessBase is volgens mij hun flexibiliteit en hun vermogen mee te denken. Bovendien leveren ze op wat ze beloven. Samen hebben we iets unieks neergezet.’
