Usecase: Meer grip op projectplanning in de prefabsector

In onze eerdere blog “Van eerste contact tot oplevering: waarom prefabbedrijven een ander soort systeem nodig hebben” schreven we over het belang van integraal projectinzicht. Voor veel prefabbedrijven zit de uitdaging niet in de productie zelf, maar in het coördineren van alle processen daaromheen. Een praktijkvoorbeeld laat zien wat dat in de dagelijkse operatie betekent.

De uitdaging: inzicht in een voortdurend veranderende planning

Bij deze prefaborganisatie draaiden zowel de productieprocessen als de financiële administratie naar behoren. Toch ervaarde het management onvoldoende grip op de projectplanning. Leverdata wijzigden regelmatig, waardoor veel planningsactiviteiten handmatig moesten worden aangepast. Dat kostte tijd en maakte het moeilijk om tijdig inzicht te krijgen in de gevolgen voor capaciteit, bezetting en leverbetrouwbaarheid.

De oplossing: plannen vanuit de gewenste leverdatum

Samen met de klant richtte we een projectproces in waarbij iedere projectfase bestaat uit concrete taken met eigen doorlooptijden en afhankelijkheden. Hierdoor wordt de volledige planning automatisch opgebouwd vanuit de gewenste leverdatum.

Zoals Coen Boot, Managing Consultant bij BusinessBase, uitlegt: “Je vult de leverdatum in en het systeem rekent vanaf dat punt terug: wanneer moet de engineering klaar zijn, wanneer moet de productie starten, wanneer moet welk transport gepland staan.”

Daardoor ontstaat direct inzicht in de stappen die nodig zijn om een project succesvol en tijdig op te leveren.

Het resultaat: sturen op feiten in plaats van aannames

Wanneer een leverdatum verschuift, hoeft de organisatie niet langer tientallen taken handmatig aan te passen. De onderliggende planning verschuift automatisch mee. Hierdoor wordt direct zichtbaar welke gevolgen een wijziging heeft voor engineering, productie, logistiek en capaciteit.

Volgens Coen Boot zat de grootste winst niet in een complexe AI-functionaliteit, maar in het inzicht dat hierdoor ontstond: “Het resultaat was geen spectaculaire AI-toepassing. Het was inzicht: hoe staan we ervoor, wat moeten we nog doen, waar lopen we vast, en wat betekent deze verschuiving voor de bezetting van de fabriek volgende week.”

Grip op de volledige operatie

Door projectplanning, capaciteit en uitvoering met elkaar te verbinden, kreeg de organisatie meer voorspelbaarheid en controle over de operatie. Beslissingen worden niet langer genomen op basis van verouderde informatie of losse Excel-overzichten, maar op basis van één actueel beeld van het project.

Voor de directie betekende dit niet alleen meer inzicht in individuele projecten, maar vooral meer grip op de impact van wijzigingen op de gehele organisatie. Dat maakte het mogelijk om eerder bij te sturen, risico’s te beperken en beter te plannen richting klanten en productie.